Azaz a biztonságos dokumentumtároló ingatlan jellemzői

Ha úgy dönt, hogy a vállalkozás érzékeny dokumentumait és rekordjait a vállalkozás helyszínen kívül tárolja, helyet, időt és pénzt takaríthat meg. Felszabadíthatja az elsődleges ingatlanjait, hogy bővítse az üzlet más részeit, csökkentse a személyzet adminisztrációs igényeit, és hatékonyabbá tegye a meglévő iratkezelési rendszert.

A megfelelő dokumentumtárolási helyszín kialakításánál minden esetben a biztonságot és hozzáférhetőséget kell előtérbe helyezni. Íme néhány fontos funkció, amelyre figyelni kell a fizikai irattári tárolóhely kiválasztásakor.

Melyek a technikai követelmények?

A dokumentumtárolásra kijelölt helységnek megfelelően kell védenie és megőriznie a dokumentumokat. Ez azt jelenti, hogy optimális tárolási feltételeknek kell, hogy megfeleljen a helység.

Melyek ezek a szempontok?

Mindenekelőtt az épület szerkezetének és kialakításának tűz és vízállónak kell, hogy legyen. Maga a falak kialakításával és tűzgátló ajtók használatával ez megoldható. Rendelkeznie kell az ingatlannak tűzérzékelő és oltási rendszerrel is, beleértve akár SPINKLER, VESDA rendszerek is. A helységeknek száraznak és biztonságosak, és garantálják érzékeny és értékes nyilvántartások vagy archívumok biztonságos tárolását.

A helyiség ablak- és ajtóbeosztásának biztosítania kell nemcsak a természetes megvilágítás lehetőségét, hanem a szellőzést és a tűző napfénytől való oltalmat is. Meg kell vizsgálni, van-e lehetőség az ajtókra és ablakokra vastáblák, lemezek felszerelésére, mert ezek nemcsak az erőszakos külső behatolások ellen, hanem tűz és erős napfény ellen is védelmet nyújtanak.

Ha alápincézett, vagy emeleti helyiségről van szó, statikai vizsgálattal kell megállapítani, hogy megfelelő-e a teherbírás, nehogy a későbbi időben, a repedések megjelenésekor azonnali kiürítéssel kelljen védekeznünk. Az iratanyag igen súlyos, egy négyzetméterre - kb.2 méteres állványokkal berendezett térségben - 8-10 mázsa súly nehezedik, ami az átlagos épületek födémteherbírásával szemben három-négyszeres többlet-terhelést jelent. A terhelhetőségi érték minimuma 1000 kp/m2 kell, hogy legyen, ennél kisebb érték alatt az irattárban gazdaságosan nem helyezhető el iratanyag (tömör állványozás esetében 1200-1400 kp/m2 az ideális érték).

Fontos szempont, hogy az irattár megfelelő méretű legyen, mert a szűk és zsúfolt irattárban a munkavégzés nehézkes lehet. A megfelelő mérethez megfelelő magasságú helyiséget alakítsunk ki, mert a túl alacsony az alkalmatlan az iratok tárolására míg a túl magasak szintén nehézkesen használhatók és ráadásul még balesetveszélyesek is. Az ideális raktári belmagasság 230-250 cm.

De van még egy fontos szempont, amit sokszor nem vesznek figyelembe, ha irattár kerül kialakításra.  Azaz gondosan kerülni kell a vízcsövekkel, csatorna-, elektromos- és fűtésvezetékekkel való keresztezést, mert ezek repedése vagy más váratlan meghibásodása sokszor tud komoly károkat okozni az iratanyagokban.

Hőmérséklet, páratartalom

Az iránymutató paraméterek az irattároló helyiségek minősítésénél a következők: a levegő nedvességtartalma nem lehet 45-50 %-os-nál sem nagyobb, sem kisebb; a belső hőmérséklet szempontjából az állandó 16-18 C közötti állapot a legjobb, a levegő szénmonoxid tartalma nem haladhatja meg a 0,03%-ot.

Az irattár hőmérsékletének és páratartalmának szabályozására a legmegfelelőbb megoldás a klímarendszer kiépítése. A mesterséges klímarendszer kiépítésével egy időben azonban ne szüntessük meg a természetes szellőztetési lehetőségeket, meghibásodás, vagy a külső hőmérséklet átlagostól eltérő kiugró változásai miatt szükségünk lehet a két rendszer együttes alkalmazására.

Összefoglalva akkor jó egy iratőrző helyiség, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, azaz szellőztethető, ha benne tűz nem keletkezhet, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett. A padlózatot tűzálló műanyag burkolattal fedjük le, ezek az anyagfélék tűzzel és nedvességgel szemben közömbösek, tisztántartásuk egyszerű. A fapadlózat általában nem jó, mert a nedvességet beszívja, az iratokat is átnedvesíti és egyben táplálja, fészke a növényi és állati kórokozóknak.

Milyen ingatlant keressünk az irattárnak?